PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO EN LOS BOSQUES MODELO

Capítulo 4 de la Caja de Herramientas para los Bosques Modelo

Un Plan Anual de Trabajo (también conocido como plan de trabajo operativo, plan de acción o plan de actividades) relaciona la planificación estratégica con las actividades cotidianas del Bosque Modelo. Ayuda a establecer prioridades, implementar proyectos y actividades, y contiene una planificación detallada y presupuestos específicos para cada actividad.

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PASO 1: SELECCIÓN DE ACTIVIDADES

Comiencen por identificar las actividades que llevarán a cabo el próximo año. Desarrollen y revisen las actividades de manera transparente e inclusiva, involucrando a las partes interesadas en la planificación de talleres, los grupos de trabajo o solicitando propuestas de proyectos. Para ayudar a priorizar la lista de posibles actividades y hacer selecciones finales, háganse las siguientes preguntas:

  • ¿Qué actividades e impactos relacionados son clave para lograr las orientaciones estratégicas del Bosque Modelo?
  • ¿Qué actividades deben concretarse antes de comenzar otras?
  • ¿Qué actividades son más rápidas o fáciles de implementar?
  • ¿La actividad se adapta bien a los recursos y oportunidades disponibles?
  • ¿Qué problemas o restricciones debe superar el proyecto para ser exitoso?
  • ¿Se identifica claramente a los principales beneficiarios? ¿Tienen los beneficiarios la posibilidad de participar, y muestran interés y voluntad para hacerlo?

RESULTADO: Una lista de actividades por orden de prioridad en cada área del programa.


PASO 2: RESUMEN DE ACTIVIDADES Y PROYECTOS SELECCIONADOS

Compongan un resumen de cada proyecto/actividad que incluya:

  • Nombre del proyecto
  • Descripción: breve reseña de la actividad o proyecto, su importancia o lógica y la relación entre dicha actividad o proyecto y otras actividades en su Bosque Modelo.
  • Asociados: una lista de organizaciones que participan en el proyecto propuesto, indicando el proponente principal y otras organizaciones participantes.
  • Actividades: una lista de las actividades más importantes, sus productos (resultados concretos) y sus supuestas fechas de finalización.
  • Beneficiarios meta: identifiquen y describan a las partes que posiblemente se beneficiarán con el proyecto propuesto.
  • Relaciones de seguimiento y evaluación: indiquen las relaciones del proyecto con los indicadores de impacto y las metas de su Bosque Modelo (ver Seguimiento y Evaluación de los Bosques Modelo).
  • Progreso: describan cualquier avance, tanto de un proyecto anterior del Bosques Modelo o de otras actividades que contribuyan al proyecto propuesto.
  • Resumen financiero: describan el presupuesto y los recursos financieros, tanto las contribuciones en efectivo como en especie.
  • Manejo: información general sobre cómo y quién gestionará las actividades y/o el proyecto.
  • Información de contacto: nombre, dirección, teléfono y correo electrónico del contacto principal.

RESULTADO: Un resumen para cada proyecto seleccionado.


PASO 3: PRODUCCIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO

Concentren esta información en un único documento: el Plan Anual de Trabajo. Este plan ayudará a lograr un equilibrio entre las actividades que las partes interesadas desean hacer y lo que se podrá lograr con los recursos disponibles.

Esquema general del Plan Anual de Trabajo de un Bosque Modelo:

  1. Introducción

Un resumen de cómo se desarrollará el plan de trabajo, cualquier punto importante del Bosque Modelo que se quiera resaltar y otros cambios importantes desde el año anterior (por ej., partes interesadas, presupuestos, estructura de gobierno).

  1. Relación con el plan estratégico

Usando un modelo lógico, una tabla simple o narrativa, ilustren la relación entre las actividades propuestas y los resultados e impactos previstos del Bosque Modelo.

  1. Resumen financiero

Presenten el presupuesto general del Plan Anual de Trabajo consolidando los presupuestos relacionados con las actividades en una sola tabla, identificando los recursos disponibles y los adicionales que se necesitarán para implementar de manera efectiva el trabajo.

  1. Resúmenes del proyecto

Incluyan los resúmenes del proyecto que se desarrollaron en el paso 2.

RESULTADO: Un anteproyecto del Plan Anual de Trabajo


PASO 4: APROBACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

El Plan Anual de Trabajo deberá ser estudiado y aceptado por todas las partes interesadas del Bosque Modelo. Algunas preguntas a tener en cuenta:

  • ¿Los proyectos propuestos son consistentes con las orientaciones  estratégicas establecidas en el Plan Estratégico del Bosque Modelo?
  • ¿Las actividades propuestas lograrán los resultados e impactos que se esperan para el Bosque Modelo?
  • ¿Las actividades propuestas se basan en los asuntos, necesidades y desafíos que afrontan las partes interesadas?
  • ¿Las actividades propuestas responderán a las necesidades de las personas a las que se quiere ayudar?
  • ¿El Bosque Modelo tiene la capacidad de implementar las actividades propuestas?
  • ¿Las organizaciones que participan están claramente identificadas para las actividades propuestas?
  • ¿Se ha designado a un líder de las actividades?
  • ¿Los presupuestos son realistas, precisos y completos?
  • ¿Se han evaluado la necesidad de recursos y la capacidad para competir por ellos y obtenerlos?
  • ¿Se pueden concretar las actividades propuestas durante el período de un año del plan de trabajo?
  • ¿El plan muestra que todas las partes interesadas han intervenido en el proceso de planificación?

Un líder designado, ya sea el coordinador del Bosque Modelo o el comité de planificación, etc., debe tomar la responsabilidad final de asegurarse de que el Plan Anual de Trabajo prospera y se implementa.

RESULTADO: Un Plan Anual de Trabajo definitivo


PASO 5: IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO

Una vez aprobado el Plan Anual de Trabajo, es útil identificar a un líder que esté a cargo de la gestión diaria del proyecto y que asegure el avance de las tareas.

El líder del proyecto también debe garantizar que se tomen en cuenta la dimensión de género y la dimensión ambiental para cada actividad.

Algunas dimensiones de género incluyen:

  • Informarse sobre las relaciones de género, la división de trabajo entre varones y mujeres y quién tiene el acceso a los recursos y control sobre ellos.
  • Usar procesos participativos e incluir a una diversidad de partes interesadas de ambos sexos tanto a nivel gubernamental como civil de la sociedad.
  • Identificar los obstáculos en la participación y la productividad de las mujeres (por ej., sociales, económicos, legales, políticos y culturales).
  • Informarse sobre las necesidades reales y los intereses estratégicos de las mujeres e identificar oportunidades para respaldarlos.
  • Considerar las diferencias de impacto que el proyecto tendrá en varones y mujeres e identificar las cuestiones a resolver.
  • Establecer los datos de referencia, asegurándose de que estén clasificados por sexo, fijar metas cuantificables e identificar los resultados e impactos previstos y sus indicadores correspondientes.
  • Esquematizar los riesgos previstos y desarrollar estrategias para minimizarlos.

Algunas dimensiones ambientales incluyen:

  • Comprender las características medioambientales del lugar donde se realiza el proyecto y su posible efecto en el proyecto (por ej., cambios estacionales).
  • Identificar las posibles alteraciones ambientales del proyecto y su trascendencia.
  • Implementar estrategias y medidas para mitigar o eliminar los efectos negativos del proyecto y aumentar sus beneficios, y controlar el proyecto para garantizar que estas medidas se implementen efectivamente.
  • Incorporar los resultados e impactos ambientales a los otros resultados e impactos del proyecto.

A menudo, el líder del proyecto se encarga de controlar e informar sobre los impactos generados (o no) por el proyecto, de acuerdo con el Marco de Seguimiento y Evaluación de los Bosque Modelo.

RESULTADO: Actividades y proyectos implementados a lo largo del año con resultados que se incorporan a los procesos de presentación de informes del Bosque Modelo.


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