Capítulo 4 de la Caja de Herramientas para los Bosques Modelo
Un Plan Anual de Trabajo (también conocido como plan de trabajo operativo, plan de acción o plan de actividades) relaciona la planificación estratégica con las actividades cotidianas del Bosque Modelo. Ayuda a establecer prioridades, implementar proyectos y actividades, y contiene una planificación detallada y presupuestos específicos para cada actividad.
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PASO 1: SELECCIÓN DE ACTIVIDADES
Comiencen por identificar las actividades que llevarán a cabo el próximo año. Desarrollen y revisen las actividades de manera transparente e inclusiva, involucrando a las partes interesadas en la planificación de talleres, los grupos de trabajo o solicitando propuestas de proyectos. Para ayudar a priorizar la lista de posibles actividades y hacer selecciones finales, háganse las siguientes preguntas:
- ¿Qué actividades e impactos relacionados son clave para lograr las orientaciones estratégicas del Bosque Modelo?
- ¿Qué actividades deben concretarse antes de comenzar otras?
- ¿Qué actividades son más rápidas o fáciles de implementar?
- ¿La actividad se adapta bien a los recursos y oportunidades disponibles?
- ¿Qué problemas o restricciones debe superar el proyecto para ser exitoso?
- ¿Se identifica claramente a los principales beneficiarios? ¿Tienen los beneficiarios la posibilidad de participar, y muestran interés y voluntad para hacerlo?
RESULTADO: Una lista de actividades por orden de prioridad en cada área del programa.
PASO 2: RESUMEN DE ACTIVIDADES Y PROYECTOS SELECCIONADOS
Compongan un resumen de cada proyecto/actividad que incluya:
- Nombre del proyecto
- Descripción: breve reseña de la actividad o proyecto, su importancia o lógica y la relación entre dicha actividad o proyecto y otras actividades en su Bosque Modelo.
- Asociados: una lista de organizaciones que participan en el proyecto propuesto, indicando el proponente principal y otras organizaciones participantes.
- Actividades: una lista de las actividades más importantes, sus productos (resultados concretos) y sus supuestas fechas de finalización.
- Beneficiarios meta: identifiquen y describan a las partes que posiblemente se beneficiarán con el proyecto propuesto.
- Relaciones de seguimiento y evaluación: indiquen las relaciones del proyecto con los indicadores de impacto y las metas de su Bosque Modelo (ver Seguimiento y Evaluación de los Bosques Modelo).
- Progreso: describan cualquier avance, tanto de un proyecto anterior del Bosques Modelo o de otras actividades que contribuyan al proyecto propuesto.
- Resumen financiero: describan el presupuesto y los recursos financieros, tanto las contribuciones en efectivo como en especie.
- Manejo: información general sobre cómo y quién gestionará las actividades y/o el proyecto.
- Información de contacto: nombre, dirección, teléfono y correo electrónico del contacto principal.
RESULTADO: Un resumen para cada proyecto seleccionado.
PASO 3: PRODUCCIÓN DE UN PLAN DE TRABAJO
Concentren esta información en un único documento: el Plan Anual de Trabajo. Este plan ayudará a lograr un equilibrio entre las actividades que las partes interesadas desean hacer y lo que se podrá lograr con los recursos disponibles.
Esquema general del Plan Anual de Trabajo de un Bosque Modelo:
- Introducción
Un resumen de cómo se desarrollará el plan de trabajo, cualquier punto importante del Bosque Modelo que se quiera resaltar y otros cambios importantes desde el año anterior (por ej., partes interesadas, presupuestos, estructura de gobierno).
- Relación con el plan estratégico
Usando un modelo lógico, una tabla simple o narrativa, ilustren la relación entre las actividades propuestas y los resultados e impactos previstos del Bosque Modelo.
- Resumen financiero
Presenten el presupuesto general del Plan Anual de Trabajo consolidando los presupuestos relacionados con las actividades en una sola tabla, identificando los recursos disponibles y los adicionales que se necesitarán para implementar de manera efectiva el trabajo.
- Resúmenes del proyecto
Incluyan los resúmenes del proyecto que se desarrollaron en el paso 2.
RESULTADO: Un anteproyecto del Plan Anual de Trabajo
PASO 4: APROBACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
El Plan Anual de Trabajo deberá ser estudiado y aceptado por todas las partes interesadas del Bosque Modelo. Algunas preguntas a tener en cuenta:
- ¿Los proyectos propuestos son consistentes con las orientaciones estratégicas establecidas en el Plan Estratégico del Bosque Modelo?
- ¿Las actividades propuestas lograrán los resultados e impactos que se esperan para el Bosque Modelo?
- ¿Las actividades propuestas se basan en los asuntos, necesidades y desafíos que afrontan las partes interesadas?
- ¿Las actividades propuestas responderán a las necesidades de las personas a las que se quiere ayudar?
- ¿El Bosque Modelo tiene la capacidad de implementar las actividades propuestas?
- ¿Las organizaciones que participan están claramente identificadas para las actividades propuestas?
- ¿Se ha designado a un líder de las actividades?
- ¿Los presupuestos son realistas, precisos y completos?
- ¿Se han evaluado la necesidad de recursos y la capacidad para competir por ellos y obtenerlos?
- ¿Se pueden concretar las actividades propuestas durante el período de un año del plan de trabajo?
- ¿El plan muestra que todas las partes interesadas han intervenido en el proceso de planificación?
Un líder designado, ya sea el coordinador del Bosque Modelo o el comité de planificación, etc., debe tomar la responsabilidad final de asegurarse de que el Plan Anual de Trabajo prospera y se implementa.
RESULTADO: Un Plan Anual de Trabajo definitivo
PASO 5: IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
Una vez aprobado el Plan Anual de Trabajo, es útil identificar a un líder que esté a cargo de la gestión diaria del proyecto y que asegure el avance de las tareas.
El líder del proyecto también debe garantizar que se tomen en cuenta la dimensión de género y la dimensión ambiental para cada actividad.
Algunas dimensiones de género incluyen:
- Informarse sobre las relaciones de género, la división de trabajo entre varones y mujeres y quién tiene el acceso a los recursos y control sobre ellos.
- Usar procesos participativos e incluir a una diversidad de partes interesadas de ambos sexos tanto a nivel gubernamental como civil de la sociedad.
- Identificar los obstáculos en la participación y la productividad de las mujeres (por ej., sociales, económicos, legales, políticos y culturales).
- Informarse sobre las necesidades reales y los intereses estratégicos de las mujeres e identificar oportunidades para respaldarlos.
- Considerar las diferencias de impacto que el proyecto tendrá en varones y mujeres e identificar las cuestiones a resolver.
- Establecer los datos de referencia, asegurándose de que estén clasificados por sexo, fijar metas cuantificables e identificar los resultados e impactos previstos y sus indicadores correspondientes.
- Esquematizar los riesgos previstos y desarrollar estrategias para minimizarlos.
Algunas dimensiones ambientales incluyen:
- Comprender las características medioambientales del lugar donde se realiza el proyecto y su posible efecto en el proyecto (por ej., cambios estacionales).
- Identificar las posibles alteraciones ambientales del proyecto y su trascendencia.
- Implementar estrategias y medidas para mitigar o eliminar los efectos negativos del proyecto y aumentar sus beneficios, y controlar el proyecto para garantizar que estas medidas se implementen efectivamente.
- Incorporar los resultados e impactos ambientales a los otros resultados e impactos del proyecto.
A menudo, el líder del proyecto se encarga de controlar e informar sobre los impactos generados (o no) por el proyecto, de acuerdo con el Marco de Seguimiento y Evaluación de los Bosque Modelo.
RESULTADO: Actividades y proyectos implementados a lo largo del año con resultados que se incorporan a los procesos de presentación de informes del Bosque Modelo.
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